Làm cách nào để lập flowchart – lưu đồ quy trình cho doanh nghiệp?
Tomorrow Marketers – Lưu đồ quy trình (flowchart) được sử dụng để trực quan hoá các bước trong một quy trình cụ thể. Lưu đồ quy trình mô tả dòng thông tin và dữ liệu, trực quan hóa các nhiệm vụ liên quan đến một quy trình, hiển thị các quyết định cần được thực hiện dọc theo chuỗi và cho thấy các mối quan hệ thiết yếu giữa các bước của quy trình.
Nhìn thoáng qua, công việc này nghe có vẻ khá đơn giản, nhưng thực sự, để xây dựng được một lưu đồ quy trình chính xác và logic thì không hề dễ dàng, nhất là với những doanh nghiệp có số lượng lớn các quy trình liên kết lại với nhau. Để hiểu rõ hơn cách lập lưu đồ quy trình hãy cùng Tomorrow Marketers tìm hiểu trong bài viết dưới đây!
Tại sao cần lập flowchart – lưu đồ quy trình?
Lưu đồ quy trình giúp sắp xếp trật tự các bước trong quá trình vận hành và làm mọi thông tin trở nên minh bạch, rõ ràng, tất cả mọi người đều có thể nắm được. Lưu đồ quy trình là tài liệu đầy đủ giúp nhân viên hiểu được cách thức hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là nhân viên mới (có bao nhiêu bước, cần sử dụng công cụ gì, phần việc này cần hỗ trợ từ những bên nào,…).
Lưu đồ quy trình có thể là bản tham chiếu cho việc tái thiết kế quy trình, thông qua đó phát hiện những hạn chế, nguồn gốc tiềm tàng của những trục trặc, các hoạt động thừa không cần thiết và những hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng để loại bỏ hoặc cải tiến quy trình.
Việc xây dựng lưu đồ quy trình chi tiết cũng đặt nền móng cho việc số hoá doanh nghiệp, và bước đầu xây dựng văn hóa “data-driven decision making” trong doanh nghiệp.
Đọc thêm: Data-driven Marketing: Kim chỉ nam dẫn lối cho các chiến lược kinh doanh kỷ nguyên số
Các bước lập lưu đồ quy trình
Khi lập lưu đồ quy trình, hãy đảm bảo lưu đồ đó bao quát hết nhiệm vụ của tất cả mọi người tham gia vào quy trình: nhân viên, nhà cung cấp, khách hàng và người giám sát… Những nhân tố này cần hiểu rõ mục tiêu của quy trình, thời gian thực hiện từng bước, và có hiểu biết cơ bản về quy trình làm việc.
Để lập lưu đồ quy trình, bạn cần thực hiện 6 bước sau:
Bước 1: Xác định vấn đề
Xác định mục tiêu của quy trình này là gì? Tên gọi chính xác của quy trình?
Bước 2: Lên danh sách tất cả các hoạt động cần thiết trong quy trình
Các bước cần làm trong quy trình là gì, ai là người phụ trách, người đó cần nhập vào dữ liệu gì, thời gian hoàn thành nhiệm vụ là bao lâu. Ở bước này, có thể bạn chưa cần xác định rõ kết quả của từng giai đoạn trong quy trình là gì, nhưng nhớ theo cách này sẽ giúp bạn không bỏ sót những việc cần làm trong quy trình.
Đọc thêm: Dữ liệu vận hành trong doanh nghiệp là gì? Ví dụ về KPIs và metrics từng phòng ban
Bước 3: Xác định giới hạn của quy trình
- Quy trình này bắt đầu khi nào và ở đâu/ ở bộ phận nào?
- Quy trình này kết thúc khi nào và ở đâu/ ở bộ phận nào?
Bước 4: Xác định trình tự các bước
Hãy mô tả từng bước bắt đầu bằng một động từ. (Ví dụ: Làm báo giá, Duyệt hợp đồng, Thông báo kết quả…). Ở bước này bạn sẽ bắt đầu sắp xếp các công việc cần làm theo thứ tự diễn ra, bạn có thể mô tả flow chung hoặc cụ thể tới từng công việc cần làm trong quy trình.
Bước 5: Đặt ra quy tắc ký hiệu trong các bước
Mỗi phần tử trong lưu đồ quy trình được biểu thị bằng một ký hiệu hình vẽ:
- Hình oval: Điểm bắt đầu hoặc kết thúc một quy trình
- Hình chữ nhật: Các bước hành động trong quy trình, được đảm nhận bằng một cá nhân cụ thể.
- Các mũi tên: Chỉ dẫn sự kết nối của các bước trong quy trình.
- Hình thoi: Dùng khi cần ra quyết định hoặc phê chuẩn.
Bước 6: Hoàn thiện lưu đồ quy trình
Xem xét lưu đồ với các bên liên quan khác (nhân viên, giám sát viên, nhà cung cấp, khách hàng, v.v.) để đảm bảo rằng mọi người đều đồng ý và nắm được quy trình. Tại bước hoàn thiện lưu đồ, hãy đảm bảo rằng bạn đã có câu trả lời cho những câu hỏi sau:
- Có sự kiện nào có thể khiến bạn đi chệch khỏi một quy trình chuẩn hay không?
- Quá trình chạy thử như thế nào?
- Quy trình đã đủ rõ ràng để các thành viên trong nhóm dễ dàng tuân theo quy trình chưa?
- Có bước nào đang bị thừa không?
- Có bước nào bị thiếu không?
Cách vẽ lưu đồ quy trình
Bạn có thể vẽ lưu đồ quy trình cho doanh nghiệp theo 2 cách khác nhau:
Cách thứ nhất: Dùng bút và giấy
Đây là cách đơn giản nhất, bạn chỉ cần lấy một mảnh giấy, một cây bút và bắt đầu vẽ ra một lưu đồ quy trình. Sau khi vẽ, bạn có thể chụp ảnh lại để lưu vào bộ nhớ, hoặc giữ lại một bản cứng để cất trong kho sau khi photocopy ra và phân phát nó tới tất cả những người có liên quan trực tiếp tới quy trình.
Cách thứ hai: Sử dụng công cụ
Lưu đồ được vẽ dưới dạng bản mềm kỹ thuật số sẽ giúp bạn dễ dàng hơn nhiều trong việc thực hiện các tác vụ chỉnh sửa, lưu trữ cũng như chia sẻ nó,… Ở mức độ cơ bản, bạn có thể sử dụng Microsoft PowerPoint, Paint hoặc các phần mềm thiết kế đồ họa chuyên dụng như Adobe Illustrator (Ai), Adobe Photoshop (Ps),… Cao cấp hơn, các công cụ hỗ trợ tạo lưu đồ trực tuyến như LucidCharts là một sự lựa chọn hoàn hảo nếu bạn muốn sản phẩm của mình thật chuyên nghiệp hoặc doanh nghiệp có số lượng lưu đồ lớn cần xây dựng.
Đọc thêm: Doanh nghiệp SME xây dựng hệ thống dữ liệu nội bộ như thế nào?
Case Study: Lưu đồ làm việc với Client trong Marketing Agency
Trong Marketing, có 2 loại công ty mà “người trong ngành” gọi là Client và Agency. Làm Marketing tại Client là “làm nhiều việc cho một người” (làm mọi hoạt động để “nuôi” một brand), còn làm Marketing tại Agency là “làm một việc cho nhiều người” (làm duy nhất một dịch vụ cho nhiều brand).
Để hiểu hơn về công việc thực tế trong một Agency, hãy cùng tìm hiểu quy trình hợp tác giữa Client và agency từ bước ban đầu nhận brief cho đến bước cuối là hoàn thành dự án và nghiệm thu.
Quy trình hợp tác giữa Client và Agency sẽ gồm các bước sau:
Briefing: Một thương vụ hợp tác giữa Client và Agency sẽ luôn bắt đầu từ bản brief từ Client.
Brief là văn bản mà Khách hàng (Client) cung cấp cho công ty dịch vụ Marketing (Agency), trong đó bao gồm những thông tin cần thiết, cô đọng nhằm giúp Agency hiểu được trọn vẹn những yêu cầu của của Client. Brief chính là đầu câu chuyện của bất kỳ Project nào. Brief định hướng cho bộ phận thực thi của Agency những gì họ cần làm nhằm đáp ứng yêu cầu của Client, đảm bảo chiến dịch được thực hiện đúng thời hạn và cung cấp cơ sở đánh giá kết quả thu được.
Nội dung của một brief gồm có:
- Mô tả vấn đề, nêu rõ nguyên nhân và định hướng giải pháp: Tình hình kinh doanh, vấn đề Client đang gặp phải
- Thông tin sản phẩm
- Mục tiêu cần đạt được từ chiến dịch này, thông điệp Client muốn truyền tải
- Đặc điểm và insight của khách hàng mục tiêu: nêu rõ động lực (driver) và trở ngại (barrier) ngăn cản họ mua sản phẩm, sử dụng dịch vụ
- Ngân sách, thời gian
Pitching: Sau khi nhận brief, nếu quyết định tham gia pitching, Account và Planner sẽ phối hợp với nhau làm proposal (bản đề xuất chiến lược) và tham dự buổi pitching cho chiến dịch. Nếu pitching thành công, Agency sẽ được chọn là đối tác thực hiện chiến dịch Marketing cho thương hiệu của Client.
Báo giá từng hạng mục: Sau khi thống nhất hợp tác, Account sẽ dựa vào ngân sách từ bản brief của Client để lên báo giá cụ thể chi tiết cho từng hạng mục sẽ làm trong chiến dịch. Sau khi Client chốt báo giá và KPI tương ứng với từng hạng mục đặt ra, account sẽ chuyển brief cho bộ phận Creative để thực hiện chạy chiến dịch, theo các mốc thời gian đã cam kết.
Thực thi dự án Trong quá trình chạy dự án, các sản phẩm thực hiện bởi Creative Team sẽ phải được Client duyệt thì mới được công khai trên các kênh truyền thông. Khi Client muốn sửa đổi, họ cũng sẽ thảo luận, phản hồi trực tiếp với Account để Account làm việc tiếp với Creative Team để chỉnh sửa. Báo cáo, nghiệm thu và thanh toán: Khi kết thúc dự án, Account cần làm báo cáo nghiệm thu kết quả chiến dịch, một chiến dịch thành công là chiến dịch đạt được các KPI đưa ra trong bản brief ban đầu. Khi làm xong báo cáo nghiệm thu, Client sẽ thực hiện giải ngân phần giá trị hợp đồng còn lại cho Agency.
Như vậy, các nhân tố tham gia vào quy trình này gồm có:
- Client (khách hàng): người thuê agency và đưa ra đề bài cho agency
- Account: người đại diện triển khai thương vụ hợp tác giữa client và agency, thuộc phía agency.
- Creative team: người thực thi các công việc theo thoả thuận giữa Account và Client.
Giới hạn của quy trình này:
- Quy trình bắt đầu khi Client đưa ra một bản brief và agency nhận pitching cho đề bài này
- Quy trình tiếp tục chạy khi Agency thắng pitching và bắt đầu triển khai dự án
- Quy trình kết thúc khi agency triển khai xong dự án và Client thanh toán
Lưu đồ quy trình cho marketing agency sẽ được vẽ như sau:
Tạm kết
Lập lưu đồ quy trình là bước đặt nền móng cho quá trình chuyển đổi số. Khi có trong tay bản lưu đồ quy trình chi tiết, doanh nghiệp có thể số hoá quy trình lên các phần mềm phù hợp. Khi số hoá quy trình thành công, doanh nghiệp có thể thu được dữ liệu sản sinh ra khi chạy quy trình đó trên phần mềm.
Nói cách khác, khi số hoá, dữ liệu sẽ không còn nằm rải rác trên giấy tờ, các thông tin không còn phân mảnh ở từng email hay từng nơi lưu trữ riêng biệt, khó tổng hợp và tìm kiếm nữa. Dữ liệu sẽ được tập hợp về một nơi, tự động cập nhật liên tục và người quản lý dễ dàng nhìn toàn cảnh bức tranh doanh nghiệp thông qua các dashboard dữ liệu theo thời gian thực.
Capture doanh nghiệp thông qua hệ thống dữ liệu là điều mà doanh nghiệp nào cũng muốn hướng tới. Để tới được đích đến này, doanh nghiệp cần bắt đầu suy nghĩ và xác định được:
- Đâu là những chỉ số quan trọng cần theo dõi trong team?
- Thu thập những dữ liệu đó bằng công cụ/phần mềm nào?
- Thiết kế kho dữ liệu và đường truyền dữ liệu ra sao để dữ liệu luôn được cập nhật liên tục?
- Từ kho dữ liệu cập nhật real-time, làm sao ra được real-time dashboard?
Đây là một phần quan trọng mà khoá học Data System của Tomorrow Marketers muốn truyền tải, để giúp các doanh nghiệp xây dựng văn hoá dữ liệu và khai phá những tiềm năng tăng trưởng ngay từ dữ liệu nội bộ. Khóa học Data System sẽ giúp bạn hiểu rõ:
- Tầm quan trọng của hệ thống dữ liệu nội bộ đối với sự tăng trưởng dài hạn của doanh nghiệp.
- Cấu trúc của hệ thống dữ liệu nội bộ: Hiểu rõ các thành phần của một hệ thống dữ liệu hoàn chỉnh.
- Tư duy xây dựng quy trình và số hoá quy trình kinh doanh nhằm thu thập được dữ liệu qua thời gian
- Tư duy xây dựng đường ống dữ liệu và nhà kho dữ liệu, giúp doanh nghiệp chuẩn hoá dữ liệu từ sớm.
- Tư duy khai thác dữ liệu để xây dựng báo cáo quản trị, cung cấp bức tranh toàn cảnh của kinh doanh và giám sát hoạt động.
Tìm hiểu về khóa học ngay tại đây.
The post Làm cách nào để lập flowchart – lưu đồ quy trình cho doanh nghiệp? appeared first on Tomorrow Marketers.
source https://blog.tomorrowmarketers.org/flowchart-luu-do-quy-trinh/
Nhận xét
Đăng nhận xét