3 lỗi viết trong tiếng Anh khiến email của bạn trở nên kém chuyên nghiệp

Tomorrow Marketers – Phần lớn các ứng viên khi làm việc tại các công ty đa quốc gia đều đã có nền tảng cơ bản về tiếng Anh, đủ để sử dụng trong giao tiếp, viết email phục vụ công việc hàng ngày. Tuy nhiên, không nhiều bạn biết cách viết tiếng Anh kinh doanh với ngữ pháp và văn phong chuẩn môi trường kinh doanh quốc tế, dẫn tới việc email viết ra còn nhiều lỗi ngữ pháp, diễn đạt lủng củng hoặc dùng sai từ, sai thì. Một chiếc email có lỗi dùng từ hay diễn đạt rối rắm có thể không gây ảnh hưởng quá nhiều tới chất lượng công việc, nhưng lại có thể khiến hình ảnh cá nhân của bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp trong mắt đồng nghiệp & đối tác, thậm chí gây nên các hiểu lầm không đáng có. 

Trong bài viết này, hãy cùng Tomorrow Marketers điểm qua một vài lỗi diễn đạt thường gặp & cách sửa chữa chúng để bạn có thể “nâng tầm” chất lượng nội dung email của mình nhé. 

1. Lỗi hòa hợp chủ vị

Lỗi hòa hợp chủ vị là lỗi xảy ra khi động từ không được chia đúng với chủ ngữ trong câu. Ví dụ, động từ số nhiều (plural) nhưng chủ ngữ là số ít (singular) và ngược lại. 

“Doing different things encourage people to adapt”: mặc dù ở đây có sự xuất hiện của danh từ số nhiều (different things), chủ ngữ thực sự của câu là “doing” – chỉ một hành động, còn “different things” chỉ mang ý nghĩa bổ trợ. Do đó, cách viết đúng là: “Doing different things encourages people to adapt”. 

Xem xét ví dụ đoạn email dưới đây: 

“Dear Mr Jordan,

I am writing to inform you about the progress being made in building a new website for product X. The website is 90% ready, but some of the key features are still under the testing phase and are expected to roll out next week. The team are afraid this timeline won’t be met. The lack of human resources, in addition to some urgent unforeseen problems, are making it difficult to finish the website on time”. 

Một số lỗi hòa hợp chủ vị trong đoạn email bao gồm: 

• “The team are afraid this timeline won’t be met”: “The team” mặc dù ám chỉ một đội ngũ nhiều người, nhưng những người này hành động dưới tư cách một chủ thể duy nhất, do đó, động từ ở đây cần được chia theo số ít. Sửa lại: “The team is afraid this timeline won’t be met”. 
• “The lack of human resources, in addition to some urgent unforeseen problems, are making it difficult to finish the website on time”: Chủ ngữ ở đây là “The lack”, toàn bộ thông tin phía sau, “of human resources, in addition to some urgent unforeseen problems” chỉ là thông tin bổ nghĩa cho chủ ngữ. Do đó, động từ ở đây cần được chia theo số ít. Sửa lại: “The lack of human resource, in addition to some urgent unforeseen problems, is making it difficult to finish the website on time”. 

Khi chủ ngữ ở dạng cơ bản, tức là chỉ một đối tượng được nhắc tới (VD: The Manager, the website,…), việc chia đúng động từ là việc khá đơn giản. Tuy nhiên, khi chủ ngữ trở nên phức tạp hơn, nhiều đối tượng được nhắc tới, các thông tin bổ nghĩa được thêm vào hay các cấu trúc ngữ pháp đặc biệt được sử dụng thì lúc này lỗi hòa hợp chủ vị rất dễ xảy ra.

Để tránh lỗi này, khi viết bạn cần chú ý: 

• Chủ ngữ thực sự của câu là đâu? 
• Chủ ngữ đang hành động dưới tư cách một chủ thể/thể thống nhất (số ít), hay đang hành động theo tập thể (số nhiều)? Ví dụ, “the group” mặc dù là tập thể, nhưng đang hành động dưới tư cách một chủ thể, còn “the members of the group” lại đang hành động dưới tư cách tập thể. 
• Khi có nhiều chủ thể được nhắc tới trong câu, đâu mới là chủ thể mà động từ sẽ cần chia theo? Trong các chủ thể được nhắc tới, đâu là chủ thể “thật” đóng vai trò chủ ngữ, đâu là chủ thể “bổ nghĩa” không gây ảnh hưởng tới động từ theo sau? 

Đọc thêm: Critical Reading: 4 tips giúp bạn hiểu sâu & nhớ lâu khi đọc tài liệu kinh doanh bằng tiếng Anh

2. Lỗi không song song (Parallelism)

Để hiểu thế nào là lỗi không viết đúng cấu trúc song song, chúng ta cần hiểu thế nào là “song song” trong tiếng Anh. Song song (Parallelism) là việc đặt các thông tin ngang hàng và có vai trò như nhau trong các cấu trúc ngang nhau, chẳng hạn như tính từ với tính từ (necessary and sufficient) hay động từ với động từ (eat and run) ở cùng trạng thái.

Như vậy, một số lỗi thiếu song song có thể xảy ra là: 

• Nhầm lẫn loại từ, ví dụ như tính từ đi với danh từ (VD: necessary and sufficiency)
• Nhầm lẫn về cách chia động từ, ví dụ như verb đi với verb-ing (VD: eat and running) 
• Thiếu hoặc thừa giới từ, mạo từ, trợ động từ (VD: Do you travel by car, plane or by boat? – đúng phải viết là by plane) 
• Nhầm lẫn vế song song, không phân biệt được đâu là các thông tin song song với nhau. 

Trong số lỗi này, lỗi nhầm lẫn vế song song thường xảy ra với các câu có cấu trúc phức tạp, chứa đựng nhiều thông tin. Do đó, khác với các lỗi thuần ngữ pháp tiếng Anh, lỗi thiếu song song không chỉ là lỗi ngữ pháp mà còn là lỗi logic trong cách diễn đạt, người viết chưa thực sự hiểu ý mà bản thân muốn truyền tải tới người khác. 

Xem xét ví dụ dưới đây: 

“Dear Mrs Rogers, 

I am writing to discuss with you more details about the new sales target that we received on March 22nd. I have noticed for the next quarter, the target will be raised by 15% to achieve higher revenue growth. However, due to the recent economic recession, increasing unemployment and many businesses are relocating, consumers will tighten their budget and making fewer purchase decisions. Therefore, I think this new sales target will be impossible to reach”. 

Một số lỗi thiếu song song trong đoạn email bao gồm: 

• “Due to the recent economic recession, increasing unemployment and many businesses are relocating”: Hai vế đầu (“economic recession” & “increasing unemployment”) đang là danh từ, nhưng vế cuối cùng (“businesses are relocating”) lại là một câu. Cần sửa lại là : “Due to the recent economic recession, increasing unemployment, and business relocation”. 
• “Consumers will tighten their budget and making fewer purchase decisions”: Hai động từ “tighten” và “making” đóng vai trò ngang nhau trong câu nên chúng cần được ở dạng tương đương nhau. Cần sửa lại là: “Consumer will tighten their budget and make fewer purchase decisions”. 

Lỗi hoà hợp chủ vị, song song… hiện đang được đào tạo trong Khóa học Business English tại Tomorrow Marketers (cùng 6 chủ đề ngữ pháp chuyên sâu về văn phong kinh doanh quốc tế, theo chuẩn GMAT – đầu vào của các chương trình kinh doanh hàng đầu). Mời bạn cùng tìm hiểu và tham gia để chuẩn hoá khả năng viết chuyên nghiệp của mình nhé. 

Để tránh lỗi song song khi viết email, bạn cần chú ý: 

• Xác định đâu là các thông tin tương đương nhau, chúng bắt đầu song song với nhau từ điểm nào trong câu? (Bắt đầu từ một động từ, danh từ, tính từ,…?) 
• Khi liệt kê nhiều yếu tố ngang hàng, cần đảm bảo các yếu tố này có cùng cấu trúc ngữ pháp. 
• Suy nghĩ kỹ đâu là những thông tin ngang hàng với nhau trước khi viết 

Đọc thêm: Làm việc nhóm vòng Assessment Center: 3 bước tư duy phản biện giúp bạn đánh giá đúng ý kiến của người khác

3. Lỗi đại từ

Đại từ là các từ có khả năng thay thế danh từ trong một câu. Chúng giúp ý được diễn đạt gọn gàng hơn và tránh việc lặp lại danh từ quá nhiều lần. 

Ví dụ: 

1. “When profit goes down, business owners need to look at revenue. Business owners also have to look at cost to detect any sudden changes”. 

Để không lặp từ “business owners”, chúng ta có thể thay “business owners” bằng “they”. Câu sửa lại: “When profit goes down, business owners need to look at revenue. They also have to look at cost to detect any sudden changes”. 

2. “A marketing executive successfully brought in 3 million dollars in revenue. The marketing executive will join our team as the new marketing manager”. 

Để không lặp từ “marketing executive”, có thể kết hợp hai câu thành một câu với đại từ “who”. Sửa lại: “The marketing executive, who successfully brought in 3 million dollars in revenue, will join our team as the new marketing manager”. 

Các đại từ quan trọng nhất và cũng dễ gây nhầm lẫn nhất trong tiếng Anh là: it, its, they, their, them, who, whom, which, & that. 

Một số lỗi đại từ thường gặp: 

• Dùng sai đại từ để thay thế cho danh từ. Ví dụ: Dùng đại từ “he” cho đồ vật, hay “which” cho thời gian, “it” cho danh từ số nhiều. 
• Lưu ý trong văn phong chuẩn GMAT, “that” không được dùng để thay thế cho người, mà phải dùng “who” – khá là khác biệt với tiếng Anh phổ thông đúng không? Ngoài ra “where” cũng chỉ được dùng để chỉ các địa điểm cụ thể, các địa điểm trừu tượng phải dùng “in which”. 
• Dùng đại từ để thay thế cho động từ: Ví dụ: “The executive spoke eloquently at the annual meeting, which won him much praise”. Tác giả muốn dùng “which” để chỉ “eloquent speech”, nhưng danh từ trong câu là “annual meeting”. Như vậy, cách diễn đạt này có thể gây ra hai cách hiểu khác nhau. Về cơ bản, trong tiếng Anh phổ thông vẫn chấp nhận cách viết trên. Tuy nhiên trong Tiếng Anh kinh doanh chuyên nghiệp chuẩn GMAT phải sửa thành: “The executive spoke eloquently at the annual meeting, winning him much praise.” – tức “which” dùng để thay thế cho một mệnh đề, hay một hành động là không được chấp nhận. 

Xem xét ví dụ dưới đây: 

“Dear Ms Watson,

I am writing to provide some feedback on Ms Grand’s blog post on “How to grow 10,000 users in a month”. The charts 1.3 and 2.1 on users and sessions are not accurate, and she needs to provide them with proper sources so we can check them more carefully.

Since Ms Grand is not available right now, could you please tell her to send in more details when she comes back? I am afraid I won’t be able to publish the blog post right now due to the lack of them”. 

Một số lỗi đại từ trong đoạn email trên bao gồm: 

• “The charts 1.3 and 2.1 on users and sessions are not accurate, and she needs to provide them with proper sources so we can check them”: Đại từ “them” không rõ nghĩa, “them” ở đây đang nói về “charts”, “users”, “sessions” hay “sources”? Ngoài ra, mặc dù người đọc có thể hiểu được “she” đang ám chỉ ai, khi “she” đứng một mình trong câu này thì nó không thay thế cho một danh từ nào phù hợp. Sửa lại: “The charts 1.3 and 2.1 on users and sessions are not accurate. Ms Grand needs to provide proper sources for those charts to be checked more carefully”. 
• “Since Ms Grand is not available right now, could you please tell her to send in more details when she comes back?”: Lỗi dùng thừa đại từ khiến câu lủng củng, hay còn gọi là lỗi “redundancy”. Sửa lại: “When Ms Grand comes back, could you please tell her to send in more details?”.
• “I am afraid I won’t be able to publish the blog post right now due to the lack of them”: Lỗi sử dụng đại từ “them” không rõ nghĩa, dễ gây khó hiểu. Sửa lại: I am afraid I won’t be able to publish the blog post right now due to the lack of proper sources. 

Để tránh lỗi đại từ khi viết email, bạn cần chú ý: 

• Xác định đúng danh từ muốn thay thế là số ít hay số nhiều, là danh từ chỉ người hay sự vật, hiện tượng, thời gian,…
• Khi có nhiều danh từ cùng xuất hiện trong câu, cần cân nhắc sử dụng đại từ để không làm câu trở nên tối nghĩa. Nếu không chắc chắn, hãy cứ nhắc lại rõ ràng danh từ để đảm bảo rõ nghĩa trước, điều này mới là quan trọng nhất. 
• Không tự ý thêm đại từ khi trong câu không có danh từ cần thay thế.

Tạm kết

Trên đây là ba lỗi diễn đạt cần tránh để email của bạn truyền tải thông tin một cách chính xác, chuẩn văn phong chuyên nghiệp, ngắn gọn, súc tích. Bên cạnh đọc hiểu chuyên sâu (Critical Reading), viết tiếng Anh một cách mạch lạc, chặt chẽ, rõ nghĩa (Critical Writing) cũng là kỹ năng quan trọng giúp ứng viên có lợi thế cạnh tranh khi thi tuyển và làm việc tại các tập đoàn đa quốc gia. Với 6 chủ đề cấu trúc ngữ pháp chuyên sâu chuẩn GMAT – đầu vào các trường kinh doanh hàng đầu thế giới, kho câu hỏi luyện tập phong phú, giảng viên với nền tảng học thuật xuất sắc và kinh nghiệm làm việc tại các tập đoàn đa quốc gia, khóa học Business English sẽ giúp bạn rèn luyện kỹ năng Critical Writing – viết tiếng anh chuẩn văn phong kinh doanh quốc tế. Nếu bạn quan tâm tới khóa học, hãy tìm hiểu ngay hôm nay nhé!

Bài viết được biên soạn bởi Tomorrow Marketers, xin vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức!

The post 3 lỗi viết trong tiếng Anh khiến email của bạn trở nên kém chuyên nghiệp appeared first on Tomorrow Marketers.

source https://blog.tomorrowmarketers.org/critical-writing-3-loi-viet-trong-tieng-anh-khien-email-kem-chuyen-nghiep/